Plan numérique départemental — Collèges Publics Convention de mise à disposition d’un Équipement Individuel Mobile (EIM) à un élève

Entre
Le Département des Bouches-du-Rhône
Représenté par Madame Martine VASSAL agissant en qualité de Présidente du Conseil départemental, dûment autorisée à signer la présente convention par délibération n 180 de la commission permanente en date du 23/06/2023,
Ci-après dénommé « le département »,

Le collège Henri Barnier
Représenté par son chef d’établissement en exercice, dûment autorisé à signer la présente convention par délibération du conseil d’administration du
Ci-après dénommé « le collège »,

Et

Les élèves et leurs représentants légaux,
Ci-après dénommés solidairement « le bénéficiaire »,

Il est convenu ce qui suit

Article 1. Équipements mis à disposition

Dans le cadre du plan numérique proposé par le Département des Bouches-du-Rhône, et conformément à la convention de mise en oeuvre signée entre le Département, l’académie et le collège, un équipement individuel mobile (EIM), ainsi que les accessoires associés, sont mis à la disposition du bénéficiaire, dans les conditions et selon les modalités précisées ci-après.

Article 2. Durée de la mise à disposition Bouches-du-Rhône

Le Département des Bouches-du-Rhône met gracieusement à la disposition du bénéficiaire un EIM pour la durée de ses études au sein des collèges publics du Département. En cas de départ de l’élève vers un collège public hors Département ou vers un établissement privé, le matériel devra être restitué dans le dernier établissement fréquenté par le bénéficiaire.

Article 3. Conditions de mise à disposition

L’EIM est remis à l’élève par le Département et sous l’autorité du collège, pour un usage éducatif et pédagogique, dans le cadre du collège, et en dehors du collège sous la responsabilité du représentant légal. Un usage de ce matériel à des fins personnelles est possible, pour autant que soient respectées l’ensemble des dispositions de la présente convention.
Le bénéficiaire a pris connaissance et accepte sans réserve les dispositions suivantes. En cas de manquement aux présentes conditions, l’élève s’expose à la restriction de ses usages de l’EIM, à son exclusion du rogramme ou le cas échéant à des sanctions disciplinaires.
Les présentes conditions de mise à disposition et d’utilisation des EIM pourront évoluer en fonction du contexte légal ou réglementaire et de la politique numérique de l’académie ou du département. Le collège informera les bénéficiaires de toute modification des règles de mise à disposition et d’usage des EIM.

Article 4. Responsabilité et engagements du département

Le Département s’engage à :
• configurer l’EIM et installer les profils de sécurité et les paramètres de restrictions décidés conjointement par le département et l’académie.
• Installer sur l’EIM le socle applicatif de base définie conjointement avec l’académie, et permettre au collège de déployer les applications validées et mises à disposition au travers du catalogue applicatif.
• Assurer le lien avec le prestataire du Département, pour la mise en oeuvre de la garantie.
• Mettre en place des outils de filtrage et de traçabilité, définis avec l’académie, et notamment un dispositif de géolocalisation à distance, qui pourra être activé dans les conditions précisées à l’article 8.
• Mettre en place un système de gestion à distance des EIM et des applications.

Article 5. Responsabilité et engagements du collège

Le collège s’engage à :
• Assurer la mise à la disposition des EIM aux bénéficiaires.
• Prendre les dispositions nécessaires pour sécuriser physiquement ces équipements dans le collège (protection contre le vol, les dégradations...).
• Assurer une utilisation des EIM conforme aux usages éducatifs et pédagogiques définis par l’académie et les règles d’utilisation établies par le collège dans le respect des principes définis par le département et l’académie. Cet usage, durant le temps scolaire et au sein du collège, est assuré sous la responsabilité du collège.
• Définir les ressources numériques à mettre en oeuvre et leur progressivité d’usage.

Article 6. Responsabilité et engagements du bénéficiaire

Le bénéficiaire est seul responsable de l’usage de ce matériel. Dans l’enceinte scolaire, son usage peut être encadré par le règlement intérieur de l’établissement.
En dehors du collège, le représentant légal reconnaît que l’usage de l’EIM par son enfant est de sa seule et entière responsabilité. La responsabilité du collège ou du département ne saurait être engagée en cas d’accès à des sites sensibles ou à des ressources privées à l’initiative de l’élève sur le matériel mis à sa disposition.
L’EIM est remis à titre individuel et gratuit, le bénéficiaire s’engage :
• À porter un soin tout particulier au matériel mis à sa disposition et notamment à protéger l’EIM en le rangeant dans sa housse quand il n’est pas utilisé et lors de son transport.
• À ne pas partager, prêter, céder ou louer son matériel et ses accessoires.
• À ne pas modifier la configuration de son EIM (changement ou ajout de composants internes) et à ne pas le réinstaller.
• À maintenir et restituer le matériel en bon état de fonctionnement.
• À utiliser l’EIM à titre éducatif et pédagogique, de manière respectueuse et responsable, et conformément à la réglementation et aux indications et règles fixées par le ministère de l’Éducation nationale, l’académie ou le collège.
• À ne stocker sur l’EIM que des contenus licites. Il s’engage notamment à ne pas enregistrer, copier ou télécharger de contenu protégé ou propriété d’un tiers, sans autorisation et s’engage notamment à ne procéder à aucun téléchargement de contenu protégé par le droit d’auteur pour lesquels il ne détient pas les droits (film, musique, etc.).
La responsabilité du collège ou du Département ne saurait être engagée par l’utilisation d’applications installées par le bénéficiaire de sa propre initiative sur le matériel mis à sa disposition.
• À ne faire usage des fonctions de captation d’images, de vidéo et de sons que dans le strict respect du droit à l’image.
• À ne pas supprimer ou contourner les comptes, applications, logiciels et paramétrages de sécurité équipant l’EIM.
• À informer l’établissement scolaire en cas de virus ou modifications malveillantes qu’il aurait détecté sur son EIM.

Il est possible de stocker les données sur l’EIM. Il n’existe cependant pas de dispositif automatisé de sauvegarde. Le bénéficiaire peut sauvegarder l’ensemble de ses contenus en passant par les autres solutions mises à sa disposition. Lors de la restitution du matériel, l’ensemble des données sera supprimé. Il appartient donc à chaque bénéficiaire de sauvegarder les éléments qu’il souhaite conserver.

En cas de force majeure ou de mauvaise utilisation du matériel, le Département ou le collège se réservent le droit de prendre toutes les mesures qui leur paraîtraient nécessaires.
Exemples : retour immédiat du matériel en collège et privation temporaire ou définitive de son usage au domicile, blocage du matériel à distance, remastérisation du matériel.
Le bénéficiaire s’engage à respecter et mettre en œuvre les consignes transmises dès la première demande.

Article 7. Pannes, casse, vol ou perte de l’EIM

Il peut être demandé au bénéficiaire de remettre son matériel pour tout besoin de vérification technique ou de mise à jour, dans le respect de la vie privée.
Le bénéficiaire s’engage à informer le collège dès qu’il détecte un dysfonctionnement, un dommage de toute nature ou la perte ou le vol de l’EIM.
Le Département dispose d’une garantie avec ses prestataires qui couvre uniquement des défaillances liées à un composant ou à l’intégralité de l’EIM ainsi que les problèmes du système imputables au constructeur. La garantie ne s’applique pas lorsque le matériel comporte des chocs, éraflures ou traces altérant sa surface. Les EIM ne doivent pas être réparées ou démontées par le bénéficiaire. Ces opérations entraînant l’annulation de la garantie par le fabricant, le Département demandera dans ce cas au représentant légal le remboursement du matériel. En cas de dégradation du matériel ou abus de confiance, le département pourra engager toutes actions ou recours à l’encontre du ou des responsables.
Tout sinistre (vol, dégradation, casse, panne...) devra être impérativement et immédiatement signalé auprès du collège sous 48 heures, par lettre précisant les circonstances du sinistre. En cas de casse, le matériel même cassé doit absolument faire l’objet d’un retour au collège. En cas de vol, une plainte devra être déposée par le bénéficiaire auprès des services de police ou de gendarmerie sous 48 heures et fournie au collège.

Le dispositif de géolocalisation à distance des matériels, mis en œuvre par le Département ne pourra être activé qu’en cas de vol de l’EIM, à la demande des services de police ou de gendarmerie, dans le cadre d’une plainte déposée par le bénéficiaire, et le résultat de la recherche leur sera exclusivement réservé.
En cas de panne, de casse, de vol ou de perte, et dans la limite du stock disponible, un remplacement du matériel sera privilégié. Le remplacement sera effectué avec un matériel issu du réemploi ou reconditionnée permettant de répondre de manière identique aux usages pédagogiques. Dans la mesure du possible, le matériel proposé en remplacement
présentera un niveau d’usure similaire au matériel remplacé.

Dans le cas d’une casse, le Département peut assortir le remplacement de I’EIM d’une contrepartie financière, fixée par la commission permanente du Conseil départemental. Cette contrepartie, conformément au barème fixé par le Conseil départemental, dépend du prix d’achat du matériel et de sa vétusté. Le montant de cette contrepartie financière n’excédera pas la somme de 240€. Elle peut être appliquée à l’issue d’une procédure contradictoire, en fonction des circonstances du sinistre, et notamment en cas de dégradation volontaire avérée du matériel par le bénéficiaire.
Le chef d’établissement peut décider que l’EIM remplacé reste au collège et ne peut plus être emporté par l’élève à son domicile. Le collège s’engagera à sécuriser le matériel et à en assurer la mise à disposition.

Article 8 Protection des données personnelles

Le Département et le collège s’engagent, chacun en ce qui le concerne, à ce que les données à caractère personnel traitées pour les besoins de la présente convention de mise à disposition, en qualité de responsable de traitement, de sous-traitant ou au titre d’une responsabilité conjointe, le soient dans le strict respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) 2016/679 et de la loi informatique et libertés n° 78-17 du 6janvier 1978 modifiée.
Le Département s’engage plus particulièrement à ne traiter des données à caractère personnel dans ces systèmes d’administration locales des équipements, de gestion à distance des EIM et des applications et dans les dispositifs de sécurité, seulement lorsque cela s’avérera strictement nécessaire et dans le respect des textes précités.
Les données à caractère personnel sont utilisées dans les traitements ci-contre sécurité et administration des EIM, gestion des identités, contrôle d’accès logique et physique, gestion du support des EIM, carte collégien.
La durée de rétention de ces dernières correspond à la durée de scolarité de l’utilisateur à laquelle s’ajoute une année supplémentaire en cas de litige.

Le bénéficiaire reconnaît être informé que le matériel mis à sa disposition, tel que décrit à l’article 1, est équipé d’un dispositif de géolocalisation à distance. Ce dispositif est mis en œuvre parle Département et ne pourra être activé qu’en cas de vol du matériel, à la demande des services de police ou de gendarmerie, dans le cadre d’une plainte déposée par le bénéficiaire, et le résultat de la recherche sera exclusivement réservé à ces services, autorités habilitées.
Il est précisé que, lors de l’activation de ce dispositif, les données de géolocalisation seront recueillies exclusivement par les personnes habilitées du Département (le chef du service de l’informatisation des collèges du Département et/ou de son adjoint et/ou du responsable de la sécurité du système informatique du service) avant leur transmission aux autorités habilitées précitées. Ces données ne seront pas conservées par le Département.

Le bénéficiaire reconnaît être informé que les contenus déposés dans le matériel mis à sa disposition sont accessibles aux équipes chargées de la gestion informatique selon les modalités définies dans la charte informatique du collège. Le bénéficiaire s’engage en conséquence à déposer les contenus personnels couverts par le secret de la vie privée dans un
répertoire dédié dénommé « personnel ». Le contenu de ce répertoire ne sera pas ouvert lors des interventions de gestion. Tous les autres répertoires seront accessibles sans que puisse être opposé le secret de la vie privée, le matériel mis à disposition étant destiné à un usage éducatif et pédagogique, comme précisé à l’article 3.

Article 9. Fin de la mise à disposition en cours de scolarité.

En cas d’arrêt des études dans un collège du Département des Bouches-du-Rhône ou de déménagement, avant la fin du cycle collège, hors du Département des Bouches-du-Rhône, le bénéficiaire devra restituer le matériel au département. Le dépôt du matériel sera assuré par la famille auprès de l’établissement d’affectation du bénéficiaire.
En l’absence de restitution, le département se réserve le droit de bloquer l’utilisation du matériel et de le facturer à la famille suivant la règle de contrepartie financière décrite à l’article 7.
En cas de manquement, par le bénéficiaire, à ses obligations relatives à un bon usage et à la conservation du matériel qui lui est confié, le département ou le collège se réserve le droit de mettre fin à la mise à disposition du matériel et de prendre les mesures appropriées. Le représentant légal du bénéficiaire peut également mettre fin à la présente convention et interrompre la mise à disposition du matériel, pour ce faire il devra adresser au chef d’établissement une lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 10. Fin de la mise à disposition à l’issue de la scolarité — Cession ou restitution.

Le bénéficiaire s’engage à conserver et prendre soin du matériel mis à disposition durant toute sa scolarité. À l’issue de son parcours scolaire en collège (fin de 3ème ou 4eme dans le cas d’une orientation en filière professionnelle), l’EIM mis à sa disposition lui sera cédé à titre gratuit et en l’état, par le département des Bouches-du-Rhône.
Le bénéficiaire pourra également refuser la cession et décider de restituer le matériel au Département des Bouches-du-Rhône. La restitution sera assurée par la famille et s’effectuera auprès de l’établissement de rattachement du bénéficiaire.
La présente convention est valable à compter de la date de sa signature et se termine au terme du parcours scolaire en collège ou à la date où le bénéficiaire n’est plus inscrit dans un établissement public du Département des Bouches-du-Rhône.